Klauzula informacyjna do procesu rekrutacji

OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA REKRUTACJI

Zgodnie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016r.), dalej RODO, informujęmy, że:

 

I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych osobowych jest Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie, ul. Księcia Trojdena 4, 02-109 Warszawa.
  2. W sprawie ochrony swoich danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez administratora Inspektorem Ochrony Danych pod adresem email pod adresem e-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
  3. W ramach procesów rekrutacyjnych na stanowisko obejmujące zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (kodeks pracy) Administrator oczekuje przekazania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy (art. 22 1 KP). Jeżeli kandydat poda także inne dane, niewymagane przez Administratora, uznaje się, że wyraził dorozumianą zgodę na ich przetwarzanie, przy czym taka zgoda może być wycofana w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  4. Jeżeli natomiast kandydat do pracy dobrowolnie umieści w swoich dokumentach aplikacyjnych dane szczególnych kategorii, np. dotyczące jego zdrowia, stopnia niepełnosprawności, dla rozpatrzenia jego kandydatury a tym samym przetwarzania tych danych osobowych niezbędna będzie jego wyraźna zgoda na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
  5. W przypadku aplikacji na stanowisko gdzie odpowiednie przepisy prawa wymagają podania informacji o niekaralności, korzystaniu z pełni praw publicznych czy ustaleniu uprawnień do zajmowania określonego stanowiska, Administrator może wymagać przekazanie takich danych zgodne z określonymi przepisami prawa (art. 6 ust.1 pkt. 10 ustawy o KRK).
  6. Podanie danych w zakresie wskazanym w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia) jest niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu rekrutacyjnym. Konsekwencją niepodania tych danych może być wykluczenie kandydata z prowadzonego postępowania rekrutacyjnego. Podanie pozostałych danych ma charakter dobrowolny i nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji, za wyjątkiem danych szczególnych kategorii (zgodnie z pkt.4- powyżej).

II. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane zgromadzone w procesach rekrutacyjnych, Administrator pozyskał bezpośrednio od Pani/Pana i  będą one przetwarzane:

  1. w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w oparciu o 6 ust. 1 lit c RODO - obowiązek prawny ciążący na Administratorze określony w Kodeksie pracy (art. 22 1 KP) lub
  2. w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej, w oparciu 6 ust. 1 lit b RODO - zawarcie umowy i podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy,

oraz

  1. w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami w oparciu o prawnie uzasadniony ww. interes Administratora na podstawie 6 ust. 1 lit f RODO np. obrona praw Administratora w związku z ewentualnymi zarzutami nierównego traktowania podczas przebiegu procesu zatrudnienia,
  2. w przypadku wyrażenia dodatkowej dorozumianej zgody na podstawie 6 ust. 1 lit a RODO (– zgoda) w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa (np. wizerunek) bądź w celu wyrażenia woli wzięcia udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych Administratora, oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (– zgoda wyraźna (pisemna) na przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych) np. dobrowolnie przekazanych Administratorowi informacji o niepełnosprawności;

2. Przykładowa treść pisemnych zgód, które w zależności od wybranego celu powinny zostać umieszczone w dokumentach aplikacyjnych przez kandydata do pracy:

  1. w razie wyrażenia chęci na przyszłe rekrutacje:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie, ul. Księcia Trojdena 4, 02-109 Warszawa  moich danych osobowych, udostępnionych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych w celu wzięcia udziału w przyszłych prowadzonych przez Administratora procesach rekrutacyjnych”

  1. w razie udostępnienie przez kandydata danych ujawniających pochodzenie rasowe, etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej o których mowa w art. 9 ust.1 RODO (dane wrażliwe):

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie, ul. Księcia Trojdena 4, 02-109 Warszawa moich danych osobowych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust.1 RODO, udostępnionych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych w celu wzięcia udziału w prowadzonym przez Administratora procesie rekrutacyjnym”.

III. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

    1. Dane osobowe mogą być ujawnione pracownikom lub współpracownikom Administratora, jak też podmiotom udzielającym mu wsparcia zgodnie z zawartymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych (zgodnych z art. 28 RODO) in. dostawcom strony www, oprogramowania, usług elektronicznych (poczty elektronicznej, usług chmurowych, komunikatorów internetowych) z których korzysta Administrator, podmiotom audytującym działalność Administratora, podmiotom doradczym i innym współpracującym z Administratorem.
    2. W związku z prowadzeniem działalności naukowej, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności podmiotom mogącym udzielić Administratorowi informacji o wydanym przez zagraniczną uczelnię dyplomie kandydata do pracy jak również jego poziomie studiów i statusie uczelni – (zgodnie z art. 326 ust. 4 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce) czy też podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie realizacji projektów badawczych, jeżeli osoba zainteresowana zostanie w taki projekt zaangażowana, w szczególności:
      1. w przypadku realizacji Projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki odbiorcą danych będzie Narodowe Centrum Nauki w Krakowie z siedzibą przy ulicy Twardowskiego 16, 30-312 Kraków, NIP: 676-242-96-38 ,
      2. w przypadku realizacji Projektów finansowanych przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej odbiorcą danych będzie Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej z siedzibą przy ulicy Polnej 40, 00-635 Warszawa, NIP: 5272820369,
      3. w przypadku realizacji Projektów finansowanych przez Fundację na rzecz Nauki Polskiej odbiorcą danych będzie Fundacja na rzecz Nauki Polskiej z siedziba przy ul. I. Krasickiego 20/22, 02-611 Warszawa, NIP: 5260311952,
      4. w przypadku realizacji Projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju odbiorcą danych będzie Narodowe Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą przy ul. Nowogrodzkiej 47a, 00-695 Warszawa, NIP 7010073777,
      5. w przypadku realizacji Projektów finansowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego odbiorcą danych będzie Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego z siedzibą przy ul. Wspólnej 1/3, 00-529 Warszawa, NIP 7011010460.

    Odbiorcami danych osobowych mogą być również zagraniczne agencje finansujące, a także inne agencje, instytucje lub podmioty, które mogą stanowić źródło finansowania. Wspomniane instytucje każdorazowo będą wskazywane w umowie o pracę.

    3. Administrator Danych Osobowych nie przekazuje danych poza EOG.

IV. OKRES PRZECHOWYWANIA I PRZETWARZANIA DANYCH

1.        

  1. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny dla realizacji wyżej opisanych celów tj.
    1. do momentu zakończenia procesu rekrutacji na wskazane stanowisko,
    2. w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Administratora – do momentu wycofania tej zgody, nie dłużej niż 6 mc od momentu zakończenia procesu danej rekrutacji,
    3. każdorazowo, po zakończonym procesie rekrutacji przez okresy przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych w celu umożliwienia obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzeniem roszczeń jeżeli zaistnieje ryzyko wysunięcia takich roszczeń przez lub w stosunku do Administratora, przez okres nie dłuższy niż 3 lata od momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego.
  2. Dane mogą być przetwarzane przez okres dłuższy, jedynie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1, o ile prawdopodobne jest, że usunięcie danych uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania.

V. PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE WZGLĘDEM DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

  1. prawo dostępu do danych osobowych;
  2. prawo do sprostowania danych osobowych;
  3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (o ile przepisy szczególne nie nakazują Administratorowi przechowywania danych;
  4. prawo do ograniczania przetwarzania danych osobowych;
  5. prawo do przenoszenia danych osobowych (w przypadku przetwarzania na podstawie umowy czy zgody, o ile przetwarzanie jest zautomatyzowane);
  6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f, w tym profilowania);
  7. prawo do niepodlegania decyzji polegającej na zautomatyzowanym przetwarzaniu - Administrator wskazuje, że nie przetwarza danych w oparciu o zautomatyzowane podejmowanie decyzji;
  8. jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  9. w przypadku nieprawidłowego przetwarzania danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do państwowego organu nadzorczego do spraw ochrony danych, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).